TopAO utilise l'intelligence artificielle pour résumer des avis, analyser des dossiers de consultation, aider à décider et rédiger des brouillons de mémoire technique. Cette page explique comment, avec quelles garanties et avec quelles limites, conformément au règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689, article 50).
Fournisseur et modèles
- Fournisseur : OpenAI, par l'intermédiaire d'OpenAI Ireland Ltd, lié à TopAO par un accord de traitement des données.
- Lieu de traitement : les requêtes adressées au modèle peuvent être traitées aux États-Unis (OpenAI OpCo LLC). Ce transfert est encadré par l'accord de traitement et les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914). Vos fichiers, votre bibliothèque et vos données restent hébergés sur nos serveurs, en Allemagne.
- Modèles : GPT-6 Luna pour les résumés, l'extraction et l'analyse ; GPT-6 Sol pour la rédaction (mémoires, lettres de présentation), l'amélioration de texte et la simulation du jury ; text-embedding-3-small pour la recherche sémantique. Les modèles peuvent évoluer ; cette page est mise à jour à chaque changement.
- Chaque texte généré conserve la trace du modèle et de la version des consignes utilisés.
Ce qui est envoyé, et ce qui ne l'est pas
- Aucun fichier n'est envoyé au fournisseur. Le texte des documents est extrait sur nos serveurs en Allemagne.
- Seuls les passages utiles à la tâche en cours sont transmis : les extraits du dossier de consultation liés à un critère, les éléments de votre bibliothèque liés à une section.
- Avant chaque envoi, les noms des personnes, emails et numéros de téléphone sont remplacés par des pseudonymes. Les vraies valeurs sont réintroduites sur nos serveurs, dans le texte final.
- Pour les CV, nous transmettons des attributs utiles (années d'expérience, fonction, habilitations) plutôt que le CV brut.
- Aucune donnée sensible (santé, opinions, numéro de sécurité sociale) ne doit être importée ; les numéros de sécurité sociale détectés sont refusés.
Conservation et entraînement
- Chaque requête porte un identifiant pseudonymisé (empreinte chiffrée), jamais votre nom ni votre email.
- Les requêtes sont faites avec l'option de non-stockage (
store: false). Tant qu'une rétention nulle n'est pas confirmée par OpenAI, les requêtes peuvent être conservées jusqu'à 30 jours à des seules fins de détection des abus. - Vos documents ne servent jamais à entraîner un modèle, ni chez TopAO, ni chez OpenAI.
- Nos journaux enregistrent l'usage (fonction, modèle, volume, durée), jamais le contenu des requêtes ni des réponses.
- Les représentations vectorielles de vos documents sont stockées dans notre base, chiffrées pour les CV, et supprimées avec leur source.
Relecture humaine
- Chaque bloc généré porte la mention « Généré par IA » et reste un brouillon tant qu'un membre de votre équipe ne l'a pas validé.
- Chaque affirmation factuelle d'un mémoire renvoie à sa source (une pièce du dossier, un élément de votre bibliothèque). Une citation qui ne correspond pas au texte d'origine est signalée « à vérifier ».
- Ce qui manque n'est jamais inventé : la section affiche un marqueur « À compléter ».
- Avant un export, TopAO indique le nombre de sections non relues.
- Les scores (pertinence, décision de répondre, probabilité de renouvellement) sont des aides à la décision, toujours affichés avec leurs facteurs. Aucune décision n'est prise automatiquement.
Limites connues
- Un modèle peut se tromper, mal comprendre une clause ambiguë ou omettre une exigence. Relisez toujours l'analyse avec le règlement de la consultation.
- Les pages scannées de mauvaise qualité peuvent être mal lues ; elles sont signalées.
- Un mémoire n'est jamais meilleur que les références et les moyens décrits dans votre bibliothèque.
- Certains acheteurs encadrent ou interdisent l'usage de l'IA dans les offres : vérifiez le règlement de la consultation.
- TopAO ne classe ni ne sélectionne jamais des personnes (salariés, candidats).
Marquage des documents
Les documents exportés portent un marquage lisible par machine :
- Word : propriétés du document (
ai_generated, fournisseur, modèle, identifiant de génération, relecture humaine, date) et balisage invisible des passages générés ; - PDF : métadonnées équivalentes.
TopAO conserve aussi une empreinte des phrases générées, sans conserver le texte. N'importe qui peut ainsi vérifier si un extrait provient de TopAO sur la page Vérifier un document. Aucun filigrane visible n'est imposé dans vos mémoires.
Culture de l'IA
Le centre d'aide comprend une rubrique « Bien utiliser l'IA » : vérifier, citer, relire, connaître les limites. L'équipe de TopAO est formée aux mêmes principes.
Contact
Une question sur l'usage de l'IA dans TopAO : page contact, ou confidentialite@topao.fr pour ce qui touche à vos données.